Checkliste Bewerber-Absage: So formulieren Sie eine respektvolle Absage
Bewerber-Absage – unangenehme bis schwierige Aufgabe für Personaler
Heutzutage erhalten Unternehmen auf ein einziges Stellenangebot Bewerbungen im zwei-, oftmals auch dreistelligen Bereich. Handelt es sich um mehrere Stellen, steigt die Zahl der Bewerbungen online und offline leicht in den oberen drei- bis vierstelligen Bereich.
Auf den Personaler wartet jetzt viel Arbeit. Im Fokus steht die Auswahl des besten unter vielen guten bis sehr guten Bewerbern. Damit ist das Ziel des Unternehmens erreicht – die geplante Stellenbesetzung.
Doch jetzt folgt der zweite, vergleichbar umfangreiche und überaus aufwändige Arbeitsgang. Gemeint sind damit das Formulieren und Versenden der Absagen an diejenigen Bewerber, die bei der Stellenbesetzung nicht berücksichtigt worden sind. Vordergründig gesehen ist das ein Personal- und Verwaltungsaufwand, der vernachlässigbar erscheint – denn das Ziel der Stellenbesetzung mit dem absoluten Wunschkandidaten ist erreicht. Immerhin handelt es sich um mehrere Hundert individuelle Einzelschreiben.
Doch dem ist keineswegs so!
Bewerber-Absagen sollten durchaus ernst genommen werden. Dafür gibt es mehrere – gute – Gründe.
Diese Rechtsgrundlage ist zu beachten
Jeder Personaler kennt das AGG, Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz aus dem Jahr 2006. Bekannt ist es auch unter der Bezeichnung Antidiskriminierungsgesetz. Der arbeitsrechtliche Abschnitt 2 „Schutz der Beschäftigten vor Benachteiligung" gilt nicht nur für das bestehende Arbeitsverhältnis, sondern weitgehend sowie in analoger Anwendung auch für Bewerbungen und Bewerber. Die dürfen aus Gründen wie Alter, Behinderung, Geschlecht, Rasse oder ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Identität oder wegen ihrer Weltanschauung nicht abgelehnt werden.
Schon die Stellenausschreibung sollte so formuliert sein, dass sich daraus keine Diskriminierung ableiten lässt. Ist das nicht der Fall oder zweifelhaft und wird eine Bewerbung aus einem dieser Gründe abgelehnt, dann hat der Abgelehnte nach § 15 AGG einen Schadensersatzanspruch. Möglich ist das innerhalb von zwei Monaten nach der Ablehnung.
Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend, dass die Stellenanzeige AGG-konform ausformuliert wird. Ist sie diesbezüglich hieb- und stichfest, dann erleichtert das die anschließende Formulierung der Bewerber-Absage ganz wesentlich.
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Absage kein Muss – Nichtabsage ein No-Go
Aus arbeitsrechtlicher Sicht besteht keine Pflicht des Unternehmens und umgekehrt kein rechtlicher Anspruch des Bewerbers auf eine Absage. Der Stellenanbieter sollte jedoch aus seinem Selbstverständnis heraus auf jede erhaltene Bewerbung reagieren. Das gehört zum guten Ton eines Unternehmens mit Renommee und Reputation. Dessen Außenwirkung wird weniger durch die Besetzung der – im Verhältnis wenigen – Planstellen geprägt als vielmehr durch die zighundert Absagen enttäuschter Bewerber. Das sind Menschen mit Emotionen und Gefühlen. Jeder von ihnen reagiert individuell auf eine Absage – doch alle reagieren irgendwie; die einen eher verschlossen und zurückhaltend, andere offensiv und im doppelten Sinne lautstark. Mit der – richtigen – Absage in der Hand können die Abgelehnten durchaus enttäuscht reagieren – mehr jedoch nicht.
Die richtige bis professionelle Absage
Das Motto lautet: Wenn schon eine schriftliche Bewerber-Absage, dann auch richtig.
• Form
Der abgelehnte Bewerber sollte nach Artikel 1 Grundgesetz auf Augenhöhe, in dem Sinne als Gleichberechtigter gesehen und behandelt werden; zumal es zu keinem Arbeitsverhältnis gekommen ist.
Er hat mit der Bewerbung die Bereitschaft gezeigt, seine Manpower, Leistungsfähigkeit und Leistungswilligkeit dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Ein Dankeschön dafür ist in der Bewerber-Absage angebracht und tut in dieser Situation gut.
Die positiv formulierte Bewerbung macht Mut für zukünftige Bewerbungen; das Ego des Abgelehnten wird nicht angekratzt, sondern aufgebaut.
Sowohl online als auch offline sollte für das Ablehnungsschreiben der Kopfbogen des Unternehmens genutzt werden. Das verleiht der Zuschrift einen offiziellen Charakter.
• Inhalt
Die Bewerber-Absage sollte nachvollziehbar begründet sein und sich auf die ausgeschriebene Stelle beziehen. Daraus ergibt sich für den Bewerber, dass andere Stellenangebote für ihn durchaus aussichtsreich sein können – er verliert nicht den Mut, sondern wird emotional aufgebaut.
Auf jeden Fall muss die Absage inhaltlich AGG-rechtssicher sein. Der nichtberücksichtigte Bewerber darf aus der Absage keine Diskriminierung ableiten können.
Die Kunst liegt darin, einerseits gut zu begründen und andererseits durchaus unverbindlich sowie unangreifbar zu formulieren.
• 10 Basiselemente für die Bewerber-Absage
- Ehrlichkeit in Formulierung und Ausdruck
- Dank für die Bewerbung und das Interesse am Unternehmen
- Ansprache individuell bis persönlich
- Zeitnahe Bewerber-Absage binnen drei bis vier Wochen
- Absage + Einladung bei Eignung für andere Stellenangebote im Unternehmen
- Bei AGG-Unsicherheit vorsichtshalber auf die Begründung verzichten
- Positiven Eindruck für das Unternehmen hinterlassen
- Persönliche Unterschrift des Personalers ist ein Gebot der Höflichkeit
- Fristenwahrung nach dem AGG zur Aufbewahrung der Unterlagen [ein halbes Jahr reicht aus]
- Authentisch und sympathisch wirken in dieser für den Abgelehnten schwierigen Situation
Auswirkung von Bewerber-Absagen
• auf das Unternehmen
Der Personaler nimmt mit jeder Bewerber-Absage maßgeblich Einfluss auf die Außenwirkung des Unternehmens. Ihm muss es bestenfalls gelingen, eine für den Empfänger negative Botschaft positiv rüberzubringen. Jede Bewerbung ist ein eigener Vorgang. Abgesehen von eher allgemein gehaltenen Textbausteinen für Bewerber-Absagen sollte die einzelne Absage mit einem individuellen bis persönlichen Absatz versehen, anders gesagt angereichert werden. Hier wird der Abgelehnte direkt und so angesprochen, dass er keine Möglichkeit hat, das Unternehmen zu diskreditieren oder in ein – berechtigterweise – schlechtes Licht zu rücken.
• für den abgelehnten Bewerber
Jeder abgelehnte Bewerber ist naturgemäß enttäuscht, und jeder hat seine eigene Art damit umzugehen. Der Introvertierte geht in sich und ist eher bekümmert. Der Extrovertierte nutzt seine Social Media Kanäle und macht dort seiner Enttäuschung respektive dem Ärger Luft. Je unangreifbarer die Absage formuliert ist, desto vorsichtiger muss der Abgelehnte sein, um sich nicht angreifbar zu machen.
Der Personaler kann es durchaus als Erfolg verbuchen, wenn über die Bewerber-Ablehnungen nur wenig bis nichts in den Social Media erscheint. Deren Wirkung muss richtig eingeschätzt, sie darf keinesfalls unterschätzt werden. Denn Social Media sind der Ort, an dem sich potenzielle Bewerber aufhalten und miteinander kommunizieren.