Checkliste Bewerbungsgespräch: So bereiten Sie sich bestens auf Ihre Bewerber vor

Häufig sagt man Bewerbern nach, vor einem Vorstellungsgespräch nervös zu sein. Gute Vorbereitung sei daher alles. Doch auch Personalverantwortliche und Führungskräfte, die Mitarbeiter einstellen, stehen einem Vorstellungsgespräch mit gemischten Gefühlen gegenüber. Damit Sie bei Ihrer nächsten Einstellungsrunde gut vorbereitet sind, bekommen Sie von uns die besten Tipps für ein gelungenes Bewerbungsgespräch aus Sicht des Arbeitgebers.

Die Rahmensituation abklären

Stecken Sie bereits vor der Einladung von Bewerbern gewisse Rahmenbedingungen ab. Da die zu besetzende Stelle bekannt ist, sind auch die verantwortlichen Vorgesetzten zu beteiligen. Um einen professionellen Eindruck im Gespräch selbst zu machen, sollten Sie daher alle wichtigen Punkte bereits vorab fest vereinbaren:

• Wer ist der unmittelbare Vorgesetzte des künftigen Mitarbeiters und sollte daher unbedingt in das Gespräch eingebunden werden?
• Welche Mitarbeiter nehmen darüber hinaus am Vorstellungsgespräch teil?
• Müssen Vertreter des Betriebs- oder Personalrats eingeladen werden?
• Wurde an die Gleichstellungsbeauftragten gedacht?
• In welchem Zeitraum sollen die Gespräche stattfinden?
• Wie lange soll ein Gespräch etwa dauern?
• Welche Räumlichkeiten stehen zur Verfügung?
• Wer nimmt die Bewerber in Empfang?
• Was geschieht nach dem Gespräch? Wie erfolgt eine Zu- oder Absage? Gibt es einen Probetag?

Prüfen Sie die reinen Fakten bereits vorab

Anhand der Bewerbung können Sie nicht nur ungeeignete Kandidaten bereits aussortieren. Sie können sich damit auch auf das Gespräch vorbereiten, indem Sie sich die klassischen Fakten wie Wohnort, Berufsausbildung oder Sprachkenntnisse in Erinnerung rufen. Dadurch verschwenden Sie im Interview keine wertvolle Zeit, sondern können direkt zum Kennenlernen übergehen. Das Ziel eines Bewerbungsgesprächs ist es schließlich herauszufinden, ob der Kandidat gut ins Team und zum Unternehmen passt.

Tipp: Bauen Sie vor das Vorstellungsgespräch ein kurzes Telefoninterview ein. Bevor Sie jemanden einladen, können Sie so in einem 10-minütigen Telefonat bereits herausfinden, wie die Bewerberin oder der Bewerber auf Sie wirken. Für ein darauffolgendes Bewerbungsgespräch ist das Zurückgreifen auf das Telefonat auch ein geeigneter Einstieg, um die angespannte Situation zu Beginn aufzulockern.

Notieren Sie sich Auffälligkeiten in den Bewerbungsunterlagen. Brüche im Lebenslauf, Ungereimtheiten oder besondere Leistungen können Sie im Vorstellungsgespräch anschließend klären. Möglicherweise lassen sich falsche Eindrücke im persönlichen Gespräch logisch erklären. Anhand der Reaktion auf solche Fragen seitens der Bewerber können Sie unter Umständen bereits Rückschlüsse auf ihre Persönlichkeit schließen.

Nach Bewerbern googeln - ja oder nein?

Es dürfte kein Geheimnis sein, dass viele Arbeitgeber ihre Bewerber googeln. Schließlich findet inzwischen ein großer Teil des Lebens im Internet statt. Die meisten Bewerber haben ein Profil auf Facebook oder Instagram. Einige nutzen sogar professionelle Jobportale wie Xing und LinkedIn, um bewusst von Arbeitgebern gefunden zu werden.

Dadurch können Sie sich ein Gesamtbild von Ihren Bewerbern machen. Hier müssen Sie jedoch einschätzen können, wie Sie diese Informationen verwenden wollen. Partyfotos auf Facebook sind nicht per se ein Ausschlusskriterium.

Auf welche Kriterien legen Sie besonders wert?

Apropos Kriterium: Kennen Sie die Must-haves, die ihre Bewerber mitbringen müssen? Was sind die Nice-to-haves? Die harten Fakten kennen Sie bereits und haben die eingegangenen Bewerbungen danach bereits aussortiert. Aber was muss die perfekte Bewerberin oder der perfekte Bewerber darüber hinaus unbedingt mitbringen, um bei Ihnen eine Chance zu erhalten? Was sind die wichtigsten Charakteristika? Und welche Eigenschaften sind ganz nett, aber nicht zwingend erforderlich?

Folgende Fragen können Ihnen helfen:

• Wie wortgewandt ist die Bewerberin oder der Bewerber?
• Wie reagiert sie oder er allgemein auf die stressige Situation?
• Kann sie oder er sich schnell auf einen beschriebenen Sachverhalt einlassen oder stockt es irgendwo?
• Wirkt sie oder er selbstbewusst oder sehr schüchtern?

Je nachdem, welche Stelle konkret zu besetzen ist, können gewisse Eigenschaften eher hinderlich sein. Bereiten Sie daher einen Katalog von Kriterien vor, die sie im Gespräch überprüfen können.

Bereiten Sie Ihre Unternehmensvorstellung vor

Im Gespräch ist es üblich, dass Sie Ihr Unternehmen kurz vorstellen einschließlich der zu besetzenden Stelle und der damit verbundenen Aufgaben für die Bewerber. Es ist außerdem zu erwarten, dass Bewerber Ihnen Fragen zum Unternehmen stellen werden, um Ihnen zu zeigen, dass sie sich ihrerseits gut vorbereitet haben.

Hier ist es nicht nur wichtig, die üblichen Fakten zu kennen, die auf der Homepage zu finden sind. Beschreiben Sie auch Ihre Unternehmenskultur, die dort gelebten Werte und Aspekte, die sonst noch wichtig sind. Die Bewerber interessieren sich zudem auch für die Benefits. Diese haben Sie im Idealfall bereits in der Stellenausschreibung erwähnt, doch im Bewerbungsgespräch besteht die Chance, noch mal genauer darauf einzugehen. Was konkret bedeutet zum Beispiel flexible Arbeitszeit? Wie genau wird die Vereinbarkeit von Familie und Beruf in Ihrem Unternehmen gefördert? Wie sieht Teamarbeit an einem Beispiel aus?

Stellen Sie daher einige wichtige Punkte zusammen und seien Sie auf Rückfragen der Bewerber vorbereitet.

Notieren Sie sich einen Leitfaden

Um im Vorstellungsgespräch souverän zu wirken, darf Ihnen der Gesprächsstoff nicht einfach ausgehen. Schreiben Sie sich daher einen Leitfaden zum Ablauf des Gesprächs von der Einleitung bis zum Abschluss - aber nur stichpunktartig. Sie sollen ja nicht ablesen. Aber der Leitfaden dient Ihnen als Sicherheit, um nicht aus dem Konzept zu kommen. Und er garantiert, dass Sie ihre Bewerber auf Herz und Nieren prüfen können.

Ein Leitfaden könnte wie folgt aussehen:

• Begrüßung der Bewerberin oder des Bewerbers und Einleitung ins Gespräch
• Interview: Fragen an die Bewerber
• Vorstellung des Unternehmens, der Stelle und der konkreten Aufgaben, die auf die Bewerber zukommen würden
• Rückfragen der Bewerber
• Abschluss und Klärung des weiteren Vorgehens
• Nachbereitung des Gesprächs im Team

Fazit: So bereiten Sie sich bestens auf Ihre Bewerber vor

Ein Vorstellungsgespräch ist eine Ausnahmesituation für beide Seiten. Sie erwarten von Ihren Bewerbern, dass diese sich gut auf die Interviews vorbereiten. Machen Sie das Gleiche. Denn mit einer guten Vorbereitung garantieren Sie den besten Erfolg.